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Feedback Assertivo: passo a passo de como fazer

Vivemos em um mercado, e em uma sociedade em geral, que as pessoas são cada vez mais o centro das atenções e protagonistas. Não no sentido de exaltação, mas sim de cuidado e preocupação.

Neste contexto, quem trabalha com pessoas e rege uma certa responsabilidade sobre elas precisa ter ainda mais dinâmica para lidar com as mesmas. Em um cenário de trabalho, onde temos pessoas que formam equipes e fazem a empresa funcionar, muitas situações como conversas individuais, grupos isolados, colaboradores desassistidos e calados, ou sensação de confusão em relação à quem procurar em determinados casos pode acarretar em problemas mais sérios de gestão e engajamento.

As consequência de um feedback mal feito

Há inúmeras situações que, por falta de atenção e olhar, acabam desgastando uma, duas ou mais pessoas em uma equipe por exemplo, e o feedback assertivo é uma das formas mais eficazes para saber o que está acontecendo e que decisão tomar a partir daí.

Outro fator que influencia diretamente na satisfação e orientação dos colaboradores é não saber, ou não ter claro, como ocorre a sua avaliação por parte da gestão. Portanto, não ter consciência de como está sendo analisado, pode provocar uma sensação de desconfiança e constante observação. 

O que é X o que não é feedback

Pois bem, um feedback nada mais é do que uma conversa estruturada. É momento de dar uma devolutiva para uma pessoa sobre seu trabalho e comportamento na empresa. O objetivo é esclarecer os pontos a serem melhorados, tanto do colaborador quanto da gestão, e enfatizar o que já vem sendo feito de maneira proveitosa.

É muito importante que o feedback alinhe as expectativas entre as partes. 

As pessoas têm por instinto idealizar a imagem umas das outras a partir do que elas enxergam, porém na maioria das vezes costumam mostrar apenas uma parte de quem realmente são ou como agem. Então, o feedback auxilia a calibrar a forma como o gestor vê o colaboradores e vice versa, para chegar o mais próximo possível do que ambos esperam uns dos outros.

Entretanto, alguns gestores, vez ou outra, confundem elogio com feedback. 

Estas são duas coisas diferentes, porém ambos são legais e importantes, e devem ser feitos à parte. Elogios simples são dicas e formas de motivação, mas feedbacks são tão importantes quanto, e não consistem apenas nesta conversa informal no corredor da empresa ou uma troca de mensagens.

Não perca a oportunidade de fazer com que as pessoas da sua equipe cresçam.

Imagine-se trabalhando em uma empresa há um tempo considerável, e ter recebido apenas 1 ou 2 feedbacks no início da jornada. Assim, provavelmente você entenderá que está tudo bem com o desempenho das suas atividades e fará suas próprias conclusões sobre isso. Com o tempo, muito provavelmente, você passará a tentar identificar sinais que possam te dizer se está tudo bem ou não, como o comportamento do gestor, suas demandas, etc.

Dar feedbacks mais constantes não significa que as coisas estão sempre indo mal, mas ele é necessário para o desenvolvimento das pessoas. 

É muito importante que os gestores mantenham uma relação transparente com sua equipe e sempre deixem o canal de comunicação aberto entre eles. Assim, o feedback não se torna um momento isolado de conversa com os líderes, o que diminui a apreensão dos colaboradores com relação a essa situação.

O QUE É LEGAL EM UM FEEDBACK

O QUE NÃO É LEGAL EM UM FEEDBACK

Ouvir o colaborador, entendê-lo Ir direto aos erros
Parabenizar pelo bom desempenho Não ouvir a pessoa
Exemplificar os erros Ameaçar
Auxiliar propondo soluções aos erros Ser grosseiro(a) ou parece irritado(a)

Passo a passo para um feedback assertivo: 

Crie uma rotina

Ter constância e frequência é um fator importante.

Defina uma data para que os feedbacks aconteçam e deixe claro à toda a equipe (ex: uma vez a mês, na última quarta-feira). Adeque a frequência dos feedbacks de acordo com o tamanho da equipe, desempenho, tempo de execução de projetos, entre outros fatores.

É possível estabelecer, por exemplo, que sempre ao final de cada projeto será feita uma reunião de feedback. Assim, os colaboradores ficam preparados para esse momento, que pode ser muito construtivo para o desenvolvimento das atividades posteriores.

Também vale pedir opinião dos colaboradores, buscando entender se eles estão confortáveis com a frequência, se preferem que ocorra menos ou mais vezes, etc. O que importa é ser constante. 

Este processo rotineiro manterá uma conduta e principalmente preparará as pessoas para este momento. 

Prepare a conversa

Esteja pronto para o momento. Elabore um roteiro e prepare-se antes de chamar o colaborador ou a equipe. 

Um gestor que transparece nervosismo, despreparo e principalmente irritação, por mais tensa que seja a situação, provocará o mesmo sentimento nos demais liderados. As chances de resultar em conflito são grandes.

Estude o que precisa ser conversado, revise os pontos a serem comentados, busque por exemplos práticos e possíveis soluções antes de mais nada. Apresentar dados é uma dica que pode dar muito mais credibilidade ao feedback, exemplo: a taxa de satisfação dos clientes que você tem atendido subiu/caiu x%, acompanhado de dica.

Tenha empatia

Colocar-se no lugar do outro é uma obrigação de todos, não apenas no feedback, mas essencialmente. 

Ao elaborar os pontos que precisam ser repassados para um colega, procure ler em voz alta para você mesmo e imagine como o colaborador se sentirá ao receber aquelas informações. Então, a partir daí adapte seu tom de voz, as palavras que você usará, etc, e garanta que ela compreenderá bem e da maneira certa os pontos.

Cada indivíduo é uma pessoa diferente, para fazer este processo é preciso conhecer as particularidades de cada pessoa da sua equipe também.

Revise o histórico de feedbacks

Pode ser que alguns pontos a serem melhorados já tenham sido apresentados à pessoa em reuniões de feedbacks anteriores e você note que não houve melhoria. Por isso, revisar o conteúdo das conversas passadas será um aliado na hora de parabenizar o colega também.

Aqui entra a importância da constância das conversas, para que seja possível relembrar e avaliar se o colaborador tem efetuado mudanças nestes sentidos ou não.

Instigue uma conversa recíproca

Durante o feedback, comece pelos elogios e pontos positivos. Isso motivará o colaborador e provocará a atenção e vontade dele em participar. 

E quando for a hora da parte delicada, que seriam as sugestões de melhoria, fale com calma, mas principalmente instigue a participação da pessoa com perguntas.

Aponte um fato e pergunte se ela concorda, em seguida questione em que momentos ela acredita que aquilo ocorra, se ela é capaz de melhorar, como ela fará para melhorar e como saberá que aquilo mudou. 

Desta forma você estará estruturante não só a conversa, mas também as ações que a pessoa tomará depois que sair dela, deixando o caminho mais orientado para que as mudanças ocorram.

Receba feedbacks e faça-os com você mesmo

Quando se fala em saber ouvir o colaborador, não limita-se apenas a entender como ele se sente em relação aos demais membros da equipe. O que você também precisa receber são críticas ou elogios direcionados a você e demais gestores.

Para isso será preciso instigar a conversa e manter a pessoa confortável a falar. Mostre-se a aberto a ouvir e compreensivo. E além disso, não tente se defender ou argumentar, apenas receba e reflita sobre aquilo.

Outra forma de auto avaliar é, após as reuniões de feedback ou até mesmo observando seu time, compreender os pontos que estão atrapalhando a equipe e que possam ser por algum descuido ou falta de olhar seu. A partir daí vale mais uma conversa com sua equipe para saber se fazem sentido as conclusões que você chegou.

Com estas dicas e com o passo a passo você conseguirá chegar cada vez mais perto de dar e receber feedbacks assertivos. A plataforma da Umentor disponibiliza um curso chamado “Feedback Assertivo”, ministrado pelo professor Alexandre Lima, que auxiliará ainda mais os gestores neste processo. 

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