9 box: o que é e como fazer?

9 box: o que é e como fazer?

A matriz 9 box pode nos ajudar a planejar sucessões e promover o desenvolvimento dos nossos colaboradores. Hoje vamos entender como estruturar essa ferramenta e como aplicá-la!

A jornada do colaborador dentro da empresa passa por diversas etapas, indo desde a sua contratação, integração e desenvolvimento, até uma possível liderança.

Mas como nós do RH podemos boas tomar decisões relacionadas a essas movimentações? 🤔 

Existe uma ferramenta que chamamos de matriz nine box, ou 9 box, que pode nos ajudar a mapear o potencial e o desempenho dos colaboradores e a tomar decisões mais bem pensadas. 

Já ouviu falar?

Caso ainda não tenha ouvido, sem pânico! No artigo de hoje eu vou explicar tudo que se refere a ela, e como você pode fazer e aplicar a matriz nine box dentro da sua própria estrutura organizacional. 

Vamos lá? 💜

O que é 9 box

Criado pelo escritor e consultor norte-americano Robert E. Kaplan, o9 box (ou nine box), é uma ferramenta visual de gestão de pessoas que categoriza os colaboradores com base em seu desempenho e potencial.

Utilizamos essa matriz quando queremos tomar decisões fundamentadas e estratégicas sobre os nossos funcionários, e identificar o melhor momento para, por exemplo:

• Fazer uma movimentação de cargo;
• Alterar a folha salarial;
• Oferecer promoções;
• Aplicar treinamentos para desenvolver aptidões e habilidades.

Por que devemos aplicar o 9 box

A empresa que conta com um grande número de colaboradores possui o desafio diário que é gerenciar todos os talentos. 

O time de RH precisa, além de lidar com tarefas administrativas e manter um ambiente organizacional saudável, identificar quais são os funcionários de alto desempenho e potencial (e reter esses talentos), e desenvolver aqueles que ainda podem crescer mais.

E como fazer isso se não existir visão sobre as pessoas? 

É praticamente impossível!  

Porém, a estrutura da nine box combate essa limitação, e eis o porquê dela ser tão interessante para construirmos um RH estratégico. 

Por ser uma ferramenta totalmente visual, ela garante um entendimento claro e objetivo de todo o nosso capital humano, nos auxiliando a tomar decisões mais acertadas sobre cada um dos talentos.

A partir dela podem descobrir:

• Quais colaboradores tem potencial para assumir posições de liderança;
• Quais são os pontos fortes e as áreas de melhoria dos funcionários (e com isso criar planos de desenvolvimento individualizados);
• Quais colaboradores necessitam de apoio ou requalificação para melhorar o desempenho de suas funções.

Como funciona a matriz nine box

A matriz nine box funciona a partir de quadrantes. Ou seja, quadrados que ficam dispostos em linhas horizontais e verticais. Nesse caso, os quadros são divididos em 3 (horizontal e vertical), que somam ao todo 9 (que representa justamente o quê? O nome da matriz!) .

O eixo horizontal demonstra o desempenho dos nossos colaboradores, que pode se mostrar abaixo da expectativa, dentro da expectativa ou acima da expectativa da empresa. Já o eixo vertical está associado ao potencial dos nossos talentos, que poderá ser avaliado como baixo, médio ou alto.

Para tornar o entendimento sobre a 9 box mais simples, preparamos uma figura abaixo:

Como montar uma matriz 9 box

A primeira etapa para montar a matriz nine box consiste em criarmos um quadro com os 9 quadrantes, para em seguida definirmos os parâmetros a serem analisados e distribuirmos o nome dos colaboradores nos quadrantes apropriados.

Só isso? 

Teoricamente, sim! 

Entretanto, aqui vai um ponto de atenção 🚨: para montar essa matriz com informações corretas, precisamos nos fundamentar em dados. Informações essas que geralmente coletados de avaliações anteriores, como:

• Feedbacks contínuos;
• Avaliação de Desempenho 360º; 
• Indicadores. 

Desse modo, se fossemos definir um passo a passo para montar a nossa matriz 9 box, a estrutura seria a seguinte:

1. Criar a matriz com os quadrantes
2. Definir os critérios para “desempenho” e “potencial”
3. Encaixar cada colaborador no quadrante que mais se adequa ao seu perfil.

Como aplicar a matriz nine box

Depois que tivermos estruturado o quadro, precisaremos realizar a avaliação dos colaboradores, analisando separadamente o potencial e desempenho de cada um. 

Não faz ideia de como fazer isso?

Veja um exemplo prático dessa aplicação!

Imagine que você é o gestor da equipe de marketing de uma grande multinacional. Você tem um colaborador, o João, que constantemente entrega projetos de alta qualidade e está sempre disposto a assumir novas responsabilidades. No entanto, você também percebe que ele pode melhorar suas habilidades de liderança.

Utilizando a matriz 9 box, você então coloca o João no quadrante de "Alto Desempenho, Potencial Moderado", o que indica que ele é excelente no que faz, mas ainda tem espaço para crescer em termos de liderança. Com essa informação, você decide criar um plano de desenvolvimento específico para ele, incluindo treinamentos de liderança e mentoria com líderes mais experientes da empresa.

Por outro lado, você também tem a Maria, que é nova na equipe e ainda está se adaptando às demandas do trabalho. Seu desempenho atual está abaixo da expectativa, mas você vê um grande potencial nela devido à sua atitude positiva e vontade de aprender. 

Na matriz 9 box, a Maria então é colocada no quadrante de "Desempenho Baixo, Potencial Alto", o que irá ajudá-lo a planejar um acompanhamento mais próximo e treinamentos específicos para acelerar o desenvolvimento dela.

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Quais são os benefícios da 9 box

Nem todas as empresas aplicam a ferramenta 9 box, e está tudo bem não fazer isso (afinal cada organização tem uma metodologia de gestão de pessoas, correto?). 

Porém, o que torna a aplicação da 9 box tão recomendada é o fato de que ela garante MUITOS benefícios para o setor de RH e a empresa, sendo um desperdício não utilizá-la.

E que benefícios são esses? Vamos dar uma olhada!

Definição clara dos requisitos da equipe

Quando visualizamos o desempenho e o potencial dos nossos colaboradores, fica muito mais fácil identificar onde estão as lacunas de habilidades e quais competências precisam ser aprimoradas.

Esse entendimento facilita, além da criação de programas de treinamento que realmente fazem a diferença, uma alocação mais inteligente dos nossos recursos humanos. 

Ou seja, com a nine box garantimos que as pessoas certas estejam de fato nas posições certas, e que aquelas que ainda não estão 100% preparadas para assumir um cargo, sejam desenvolvidas para crescer e alcançar todos seus objetivos.

Aumento da capacidade disciplinar

A partir da matriz 9 box, podemos identificar rapidamente quais colaboradores estão abaixo das expectativas e precisam de ajuda. E com essas informações em mãos, conseguimos agir de maneira muito mais proativa, fornecendo feedbacks e implementando planos de melhoria que ajudam nossos colaboradores a alcançar seu potencial máximo.

Quando todos sabem o que é esperado deles e recebem o suporte, o ambiente de trabalho e o senso de união melhora. E o resultado disso? Uma empresa que escala!

Compreensão das demandas do mercado

Também podemos usar a matriz nine box para orientar os nossos esforços de recrutamento de maneira mais inteligente. Isso porque identificamos quais áreas estão carentes de talentos específicos, e focamos nossos esforços em atrair e desenvolver essas competências dentro do nosso próprio time.

Ou seja, estaremos sempre prontos para enfrentar novos desafios e aproveitar oportunidades.

Aumento da produtividade do time

Sabendo quais colaboradores têm um melhor desempenho e potencial, podemos desenvolvê-los ainda mais para alocá-los em projetos estratégicos da nossa empresa e para assumir posições-chave. 

Isso é uma medida que nos ajuda a maximizar o uso da força interna do nosso grupo, e também motivar mais os colaboradores (que passam a se sentir mais reconhecidos e a enxergar mais oportunidades de crescimento).

Orientação para criar ou ajustar PDIs

Através da 9 box nós conseguimos identificar claramente quais são as áreas onde cada colaborador precisa se desenvolver. 

Isso pode nos servir de orientação para elaborar PDIs mais personalizados e alinhados com os objetivos de carreira de cada colaborador, além de ajudar a ajustarmos os planos de modo que eles atendam às necessidades reais e atuais da nossa empresa.

Visualização do nível geral de desenvolvimento dos colaboradores

Com a matriz, podemos descobrir ainda padrões e tendências no desempenho e potencial dos funcionários mais rapidamente, o que é crucial para tomarmos decisões mais estratégicas, como planejar sucessões e apontar talentos em potencial para assumir projetos futuros.

Maior retenção de talentos

Quando nossos colaboradores veem que existem oportunidades de crescimento e desenvolvimento dentro da empresa, eles se sentem mais felizes, valorizados e reconhecidos. E por se sentirem dessa forma, eles passam a querer permanecer no ambiente de trabalho e contribuir mais ativamente para o sucesso da organização.

Vale dizer, ainda, que a matriz nos ajuda a identificar e desenvolver os talentos que já estão na nossa base, o que pode minimizar os custos e os desafios associados ao processo de recrutamento e seleção. 

E aí? Preparado para aplicar a matriz 9 box e melhorar a tomada de decisão relacionada aos colaboradores? 

Se você gostou do conteúdo, continue lendo o nosso blog para se manter por dentro de tudo que cerca o universo de RH!  😎